BİLGİLENDİRME POLİTİKASI
Şirketimiz bilgilendirme politikası, faaliyet gösterilen sektörün özelliğinin imkân verdiği ölçüde Şirketimizin geçmiş performansını ve gelecek beklentilerini, ticari sır niteliğindeki bilgiler haricinde vizyonunu, genel kabul gören muhasebe prensipleri ve Sermaye Piyasası Hükümleri çerçevesinde; tam, adil, doğru, zamanında ve anlaşılır bir şekilde, pay sahipleri, sermaye piyasası katılımcıları ve kamunun bilgisine eşit bir biçimde sunmayı amaçlar.
Şirket, kamuyu aydınlatma konusunda Türk Ticaret Kanununa (TTK), Sermaye Piyasası Mevzuatına, Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ile İstanbul Menkul Kıymetler Borsası (IMKB) düzenlemelerine uyar; SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’nde yer alan prensiplerin hayata geçirilmesine faaliyette bulunduğu sektörün özelliğinin imkân verdiği ölçüde en yüksek düzeyde özen gösterir. Bu politika ŞIRKET ’ın pay sahipleri, menfaat sahipleri ve sermaye piyasası katılımcıları ile yazılı ve sözlü iletişimini düzenlemektedir.
Şirket, Bilgilendirme Politikası’ nın oluşturulmasından, takibinden, gözden geçirilmesinden ve geliştirilmesinden Yönetim Kurulu sorumludur.
Kamuyu Aydınlatma Yöntem ve Araçları
Sermaye Piyasası Mevzuatı ve TTK hükümleri saklı kalmak üzere, şirket tarafından kullanılan kamuyu aydınlatma ve bilgilendirme politikası yöntem ve araçları aşağıdaki gibidir;
Kamuya Açıklama Yapmaya Yetkili Kişiler
Yukarıda yazılı bildirimlerin dışında, talep edilen bilgilerle ilgili olarak açıklama yapmaya yetkili kişiler, yetki sınırları talep edilen bilginin düzeyine göre belirlenmiştir.
Şirkete yönelik olarak gelen her tür soru ve açıklama,
Yönetim Kurulu Başkanı ve Üyeleri, Denetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür, Mali İşler Müdürlüğü tarafından görevlendirilen kişiler yetki sınırları dahilinde yazılı veya sözlü olarak cevaplandırılabilir.
Bu kişiler dışında kalan diğer çalışanlar, sermaye piyasası katılımcılarından gelen yazılı ve/veya sözlü bilgi taleplerini cevaplandırmaya yetkili değildir.
Özel Durumların Kamuya Açıklanması
Özel durum açıklamaları, Mali İşler Müdürlüğü tarafından görevlendirilen tarafından hazırlandıktan sonra, yetkililerden ikisinin elektronik imzası ile KAP aracılığıyla İMKB’ye bildirilir ve ŞIRKET internet sitesi aracılığıyla da kamuya duyurulur.
Özel durum açıklamaları, açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olmak amacıyla, zamanında, doğru, yanıltıcı ifadelerden uzak ve anlaşılabilir olacak şekilde düzenlenir.
Şirket çalışanları daha önce kamuya açıklanmamış önemli ve özel bir bilginin istem dışı olarak kamuya açıklandığını belirlerse, durumu Mali İşler Müdürlüğü tarafından görevlendirilen kişilere bildirir. Bu durumda, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri doğrultusunda, özel durum açıklaması hazırlanarak, KAP aracılığıyla İMKB’ye iletilir.
Mali Tabloların Kamuya Açıklanması
Şirket ara dönem ve yıllık mali tabloları, Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenmiş hükümler çerçevesinde, Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına uygun olarak hazırlanır. Mevzuatın öngördüğü dönemler için bağımsız denetimden geçirilir ve Sermaye Piyasası mevzuatı çerçevesinde Denetimden Sorumlu Komite’nin uygun görüşüyle Yönetim Kurulu onayını takiben yetkili kişilerce doğruluğunu belirten sorumluluk beyanı ile birlikte KAP aracılığıyla İMKB’ye iletilerek kamuya açıklanır.
Geçmiş dönemlerle ilgili ara dönem ve yıllık mali tablolara internet sitesinden ulaşılabilir.
Kurumsal İnternet Sitesi
Şirketimizin internet sitesi www.egeprofil.com.tr ‘ dir. Sitemize giriş yapıldığında www.egepen.com.tr ve www.winsa.com.tr sitesine otomatik geçiş sağlanmıştır. Markalarımız olan Egepen Deceuninck ve Winsa ürünlerimiz, bayilerimiz ve hizmetlerimiz hakkında bilgiler yer almaktadır. Sitede yer alan www.deceuninck.com link ile bağlı bulunduğumuz Deceuninck Grubu hakkında bilgi alınabilmektedir.
Şirket internet sitesinde, TTK ve Sermaye Piyasası Kurulu Kurumsal Yönetim İlkeleri’nde belirlenen bilgilere yer verilir ve değişiklikler güncellenir.
Genel Kurul toplantılarına ilişkin ilana, gündem maddelerine, gündem maddelerine ilişkin bilgilendirme dokümanına, gündem maddeleri ile ilgili diğer bilgi, belge ve raporlar ile Genel Kurula katılım yöntemleri hakkındaki bilgilere internet sitesinde dikkat çekecek şekilde yer verilir.
Şirket internet sitesinde yer alan açıklamalar, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri uyarınca yapılması gereken bildirim ve özel durum açıklamalarının yerine geçmez.
Şirket internet sitesinin güvenliği ile ilgili her türlü önlem alınır ve geliştirilmesine yönelik çalışmalara sürekli olarak devam edilir.
Şirket internet sitesinde, kamuya duyurulmuş geçmiş ve güncel bilgilere kolayca erişim sağlanmıştır. Kamuya yapılan açıklamaları Türkçe ve/veya İngilizce olmak üzere yayınlar.
Genel Kurul Toplantıları
Yıllık faaliyet raporu dahil, mali tablo ve raporlar, kâr dağıtım önerisi, bağımsız denetim firması seçimi, SPK göre oluşturulması gereken politikalar, Genel Kurul gündem maddelerine dayanak teşkil eden diğer belgeler ile Ana Sözleşme’nin son hali ve Ana Sözleşme’ de değisiklik yapılacak ise tadil metni; Genel Kurul davet tarihinden itibaren, şirket merkezinde ve şirket internet sitesinde, pay sahiplerinin en rahat ulaşabileceği yerlerde incelemeye açık tutulmaktadır. Şirketin Genel Kurul gündem baslıkları, açık olarak ve farklı yorumlara yol açmayacak şekilde ifade edilmektedir.
Faaliyet Raporu
Faaliyet Raporunun içeriği, TTK, Sermaye Piyasası mevzuatına ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’ne uygun olarak hazırlanır. Faaliyet Raporu Yönetim Kurulu onayını müteakip, Genel Kurul toplantısında pay sahiplerine sunulur ve internet sitesinde yayınlanır.
Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ve Günlük Gazeteler Vasıtasıyla Yapılan İlanlar ve Duyurular
Sermaye Piyasası Kanunu, TTK ve Şirket Ana Sözleşmesi gereği; Genel Kurul, ana sözleşme değişikliği, sermaye artırımı ve kâr dağıtımına ilişkin duyurular gerek Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, gerekse günlük gazeteler vasıtasıyla yapılmaktadır.
Medyaya Yapılacak Açıklamalar
Herhangi bir konuda Basın Toplantısı düzenlenmesi ve/ veya Basın Bülteni ile açıklama yapılması Genel Müdür talimatı ile gerçekleştirilir. Önemli durumlarda Yönetim Kurulu onayı alınır.
Düzenlenecek Basın Toplantısı ve/veya Basın Bülteni Kurumsal İletişim Bölümü basın kuruluşlarına duyurulur.
İdari sorumluluğu olanlarının belirlenmesi ve içsel bilgilere erşimi olanlar listesinin oluşturulması
İdari sorumluluğu olan kişiler, Şirket’ in yönetim ve denetim organlarının üyeleri ile bu organların üyesi olmamakla birlikte, doğrudan veya dolaylı olarak şirket ile ilgili içsel bilgilere erişebilen kişiler ile bu kişilerle yakından ilişkili kişileri içermektedir.
İçsel bilgilere erişimi olan kişilerin listesi Merkezi Kayıt Kuruluşu’n da işlemlerimizi yapmak üzere vekalet verdiğimiz ilgili kuruma elektronik olarak gönderilir ve basılı listeler elektronik ortamda şirkette saklanır.
İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenmesi
İçsel bilgi olarak tanımlanan bilgiler, ihraç edilen halka açık menkul kıymetlerin değerini ve bu menkul kıymetleri elinde tutan veya edinen yatırımcıların bu araçlara ilişkin yatırım kararını etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamış bilgilerdir.
Yasal hak ve menfaatlerin zarar görmesini önlemek amacıyla, içsel bilginin açıklanmasının ertelenmesi Yönetim Kurulu’nun ve/veya Genel Müdürün yetkisindedir. Erteleme döneminde bilgilerin gizliliğinin sağlanması bu bilgiye erişimi olan personelin sorumluluğunda olup, gizliliğin sağlanması için gerekli önlemler Genel Müdürlük tarafından alınır ve erteleme nedenlerinin ortadan kalkmasını müteakip hemen açıklama yapılır.
İçsel bilginin kamuya açıklanmasına kadar gizliliğin sağlanmasına yönelik tedbirler
Şirket çalışanlarının içsel bilgilerin kullanımı ile ilgili kurallara dikkat etmesine önem verilmektedir.
Şirket çalışanları çalışma sürelerinde öğrendikleri şirketin ticari Sırrı kapsamına giren bilgileri çalışırken ve sonrasında korurlar ve bu bilgileri doğrudan veya dolaylı olarak kullanmazlar.
Sermaye Piyasası Katılımcıları ile iletişim,
Şirket, pay sahipleriyle olan ilişkileri için özel bir birim oluşturmamış olup, pay sahipleri ile olan ilişkileri Mali İşler Müdürlüğü tarafından görevlendirilen kişiler tarafından yürütülmektedir.
Pay sahiplerinin şirketimize yoğun bir bilgi ve soru başvurusunda bulunmaması nedeniyle; şirketimizin pay sahipleri ile olan ilişkileri için özel bir birim oluşturulmamıştır.
Basın Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek Prosedür
Takip Mekanizması
Medya takip ajansı aracılığıyla internet, yazılı ve görsel medya günlük olarak takip edilir. Ayrıca abone olunan diğer veri yayın kanallarında şirket ile ilgili olarak çıkan haberler takip edilmektedir. Şirket ile ilgili haberlerin içeriği Genel Müdürlük tarafından değerlendirilerek gerekli görülmesi durumunda Özel Durum Açıklaması yapılır.
Piyasada Dolaşan Asılsız Haberler
Şirket ilke olarak kendisi ile ilgili piyasa söylentileri ve spekülasyonlar konusunda herhangi bir görüş bildirmez. Buna karşılık, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri dahilinde SPK ve/veya İMKB’den doğrulama talebi geldiğinde veya Şirket yönetimi bir cevap verilmesinin gerekli ve uygun olduğunu değerlendirdiğinde, piyasada çıkan söylentiler hakkında açıklama yapılır.
Geleceğe Yönelik Açıklamalar
Şirket, Bilgilendirme Politikası çerçevesinde, gerek görülmesi halinde geleceğe yönelik beklentiler Yönetim Kurulu ve/veya Genel Müdür onayı ile sadece kamuya açıklama yapmaya yetkili kişiler tarafından yapılabilir.
Yürürlük
Bu bilgilendirme politikası, Şirket Genel Kurul’un bilgisine sunulması ile yürürlüğe girmiştir. Bilgilendirme politikasında bir değişiklik gerektiğinde, Şirket Yönetim Kurulu’nun onayından geçtikten sonra, Genel Kurul’un bilgisine sunulur ve kamuya açıklanır.